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インターネットFAXというのはどのようにして利用するのでしょうか？今回は「インターネットFAXの受信方法」について解説します。
インターネットFAXの受信方法
eFaxのケースで説明します。※ほとんどのインターネットFAXでは同じ仕組みが採用されています。
前提
- インターネットFAXではメールを利用してFAXを受信します。
- 送る書類は添付ファイルにして受信します。
手順
１．相手先がFAXを送信するとメールが届く
インターネットFAXでは、送信されたFAX情報が自動的にPDFファイルに変換され、PDFが添付されたメールとして登録されたメールアドレスに届きます。
eFAXのFAX受信メールの件名：「”Fax番号”からファックスを受信しました」
２．FAX内容を確認する
送られた来たFAX受信メールに添付されているPDFファイルを開きます。
- メールが受信できること
- PDFが閲覧できること
の2点がクリアされていれば、どのようなデバイスでもFAXを受信して、閲覧することができます。
- スマホ
- タブレット
- 携帯電話
- WindowsPC
- MacPC
など、ほとんどのデバイスでFAXの受信が可能です。
外出先でも、移動中でも、海外にいても、メールが届けばFAXを受信し、内容を確認することができるのです。
３．必要に応じて保存・印刷する
閲覧するだけで良ければ、そのままで問題ありませんが、
- 印刷して保管しておく必要がある
- 上司や同僚、取引先と共有する必要がある
- 会議で利用する
など印刷しなければならない場合は印刷し、データとして保存したい場合は、自分のPCに保存するか、クラウドストレージサービスで保存する必要があります。
インターネットFAXの受信時の注意点
PDFの閲覧機能がないデバイスは閲覧できるようにする必要がある
古い携帯電話など、一部のモバイル端末ではPDFの閲覧機能がない可能性があります。PDFが閲覧できない場合は、受信しFAX情報を見ることができません。
インターネットFAX会社によっては複数のメールアドレスの設定も可能
- 日常的には会社のPCで確認するがスマホでも確認したい。
- 特定のメンバー全員のメールアドレスで受信した。
というケースでは、複数のメールアドレスを受信用アドレスに設定することができます。
ただし、複数のメールアドレス受信はインターネット会社によって利用できるかどうか？最大設定可能数が異なります。インターネットFAX会社を決める前に確認しておくことをおすすめします。
※メールアドレスを共通のメーリングリストなどにしておけば、一つのメールアドレスでも、複数の方が受信できるようになります。
まとめ
インターネットFAXの受信は、PDF付のメールを受信するのとほとんど変わりません。簡単に使いこなせるでしょう。
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